Das Excel-Dilemma
Im deutschen Mittelstand ist kein Tool so omnipräsent wie Microsoft Excel. Laut einer aktuellen Studie von Capterra ist Excel oder sind Excel-Vorlagen unangefochten auf Platz eins der eingesetzten Tools bei mittelständischen Unternehmen. Beim Workforce Management und gerade beim Thema Zeiterfassung sind komplexe Excel-Tapeten, die in bunten Zeilen und Spalten gepflegt und ständig aktuell gehalten werden müssen, an der Tagesordnung. Diese Form der Protokollierung via Excel oder vorgelagert auf Stundenzetteln ist mehr als aufwändig, extrem fehleranfällig und vor allem ausgesprochen intransparent.
Das Ziel solcher Tabellen ist es meist, papierbasierte Prozesse wie Urlaubsanträge und Stundenzettel sowie Einsatzpläne in irgendeiner Art und Weise zu konsolidieren und weiterzuverarbeiten. Doch ist Excel dafür wirklich die beste Alternative? Vermutlich nicht. Und vor nach der Entscheidung des EuGH, Zeiterfassung zur Pflicht zu machen, gewann und gewinnt das Thema digitale Tools für ein ganzheitliches Workforce Management an Brisanz. Doch die richtige Software zu finden ist meist nicht so einfach. Daher geben wir Ihnen ein paar Tipps mit an die Hand:
Bei all den Diskussionen um die Digitalisierung wird ein Faktor, und zwar der Wichtigste, oft vergessen – der Anwender bzw. der Nutzer einer Software. Bis nämlich ein Prozess digitalisiert bzw. Die Auswahl für eine Software getroffen und diese eingeführt wird, ist einiges zu tun.
Und wir alle wissen ja: Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man am Ende einen schlecht digitalisierten Prozess. Deshalb ist der Prozess der Software-Auswahl ein enorm wichtiger. Sie möchten etwas über das richtige Rezept zur Software-Auswahl erfahren? Dann erhalten Sie hier einen kurzen Einblick, welche Zutaten unbedingt dazu gehören sollten:
Der eigentlichen Entscheidung, ob und welche HR-Software für ein Unternehmen Sinn macht, sollte eine genaue Analyse der internen Prozesse vorausgehen. Im Falle einer Workforce Management Software wären das die Arbeitsabläufe rund um Arbeitszeit und Dienstplanung und die Integration der Mitarbeiter. Folgende Fragen sollten sich alle Stakeholder, Teamleiter, Zeitverantwortliche, IT und HR, gemeinsam stellen:
Fokus Arbeitszeitmanagement
Fokus Personaleinsatzplanung
Sind die Prozesse einmal analysiert lässt sich relativ schnell einschätzen, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette das grösste Einspar- bzw. Optimierungspotenzial liegt. Und genau hier ist der Ausgangspunkt für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Der Auswahl der richtigen Software sind Sie nun einen Schritt näher gekommen.
Aus der Prozessanalyse lassen sich die Anforderungen an die passende Software ableiten. Mit dem Lastenheft können Unternehmen ihre Anforderungen bei verschiedenen Anbietern abfragen. Ein gutes Lastenheft berücksichtigt Aspekte wie technologische Anforderungen, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Parametrierbarkeit der Lösung sowie den Automatisierungsgrad der zu digitalisierenden Prozesse.
Heutzutage kommen in Unternehmen verschiedenste IT-basierte Systeme zum Einsatz. Dabei ist jedes meist Spezialist in seiner Disziplin. Während die Software zur Lohnabrechnung oder das Personalinformationssystem häufig der zentrale Ort für Personalstammdaten ist, übernimmt die Zeitwirtschaft als erste die Informationen über beantragten Urlaub oder die Gleittage zur Reduktion des Arbeitszeitkontos. Einige dieser Informationen und Daten werden dabei von verschiedenen Systemen benötigt. Die Daten müssen also zwischen den Systemen transportiert werden.
Um Daten auszutauschen, müssen sich die Systeme zusammentun. Wie beim Paartanz interagieren dabei zwei Individuen. Doch wenn die Lohnabrechnung Tango und die Zeitwirtschaft Walzer tanzen will, ist das Ergebnis vorhersehbar: es wird Probleme geben und ein ordentliches Ergebnis bleibt sicher aus. Wo wir schon beim Tanz sind, bleiben wir doch direkt in dieser Gedankenwelt und machen einen kleinen gedanklichen Exkurs.
Ein Tanzlehrer hilft gemeinhin den Beteiligten, sich auf einen Tanz zu verständigen: der gewählte Tanz ist dabei nichts anderes als die Informationen, die ausgetauscht werden. Ebenso wichtig wie die auszutauschenden Daten zwischen Software Systemen ist aber, wer den Ton angibt und führt. Will das Personalinformationssystem links herum und die Zeitwirtschaft lieber in die andere Richtung, dann reisst der Datenstrom ab. Hier orchestriert der Tanzlehrer und definiert die führende Instanz. Die beteiligten Personen/Rollen in einem Schnittstellenprojekt sind daher nichts anderes als Tanzlehrer. Sie müssen Ihren Daten und Systemen beibringen, wo es langgeht und wer die Führung übernimmt.
Der Leitfaden ist das Vorbereitungsprogramm. In den Übungsstunden achten die Tanzlehrer penibel darauf, dass sich alle an das niedergeschriebene Reglement halten. Wo kämen wir denn hin, wenn beim Tango plötzlich die Zeitwirtschaft die Führung übernimmt? Weicht ein Tanzschüler von seiner Rolle, braucht es sofort eine Ermahnung des Tanzlehrers, der auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien verweist.
Ausserdem ist es wichtig, Massnahmen zu treffen, die ein Fehlverhalten in Zukunft schon von vorne herein vermeiden. Im Zweifel braucht es geeignete Überwachungsmassnahmen. Meist genügt aber die freundliche Ermahnung der Anwesenden und die Rückbesinnung auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien. Es kommt aber auch vor, dass während der Kurstermine plötzlich neue Tänze von den Teilnehmern gewünscht werden. Da wollen Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft auf einmal noch Rumba, Quickstep und Jive tanzen.
Hier ist Vorsicht geboten. Die Tanzlehrer sollten genau überlegen, ob der Anfängerkurs dafür der richtige Ort ist. Es gilt die Frage zu klären: Welche Tänze machen Sinn? Und welche sind für einen solchen Tanzkurs einfach zu komplex oder unnötig. Vom Tanz zurück zu unseren Schnittstellen. Was bedeutet das für unsere Daten: Ganz einfach, nicht jedes System muss die Wohnanschrift des Mitarbeiters kennen. Datensparsamkeit sollte immer den Ton angeben. Kurzum: Jedes System (Tanzschüler) sollte genau die Daten (zu lernender Tanz) erhalten, die es auch wirklich braucht. Oder haben Sie in ihrem ersten Tanzkurs Ballett oder Stepptanz gelernt?
Sind die einzelnen Schnittstellen definiert und der Austausch ausreichend geprobt, kann nun der gesamte Ablauf in der Generalprobe getestet werden. Anhand eines vorher definierten Protokolls werden alle zu probenden Aktionen ausgeführt. Kommen wir zu unserem Tanzkurs zurück: Die Lehrer haben ein scharfes Auge darauf, ob all ihre Akteure auch den jeweils richtigen Tanz gewählt haben und nach vorgeschriebenem Muster agieren. Jedes Detail muss passen, jeder Schritt muss genau im Takt erfolgen und erst beim Verklingen der Musik sollte der Tanz beendet werden. Auf die alte Weisheit, dass bei schlechter Generalprobe ein guter Abschlussball folgt, sollte man sich besser nicht verlassen. Perfektion ist hier das Mittel zum Zweck.
Waren all die Übungen und die Generalprobe erfolgreich, steht dem Abschlussball nichts mehr im Weg. In der Produktivumgebung können die Systeme, sprich unsere Tanzpaare, zeigen, was sie draufhaben. Und je synchroner sie miteinander in Bewegung sind, desto mehr Freude werden sie den Anwesenden bereiten. Ist beim Tanz der Applaus das A und O, so ist Zufriedenheit der Nutzer der Lohn für die Aufwände in Definition, Umsetzung und Test der Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen.
Nach so viel theoretischer Vorarbeit noch ein kurzes Beispiel bezüglich Schnittstellen aus der Praxis, getreu dem Motto: Wer gibt eigentlich den Ton an?
Sind diese Beziehungen zwischen den einzelnen Schnittstellen ausreichend geprobt und war der Abschlussball ein treffender Erfolg, steht einer erfolgreichen Choreographie nichts mehr im Weg.
Grundsätzlich können ganzheitliche Nutzeneffekte mit der Abkündigung von Excel und der Einführung eines digitalen Workforce Managements inklusive Arbeitszeiterfassung erzielt werden. Welche Benefits können erzielt werden, wenn Sie das Excel-Dilemma hinter sich lassen und auf eine digitale Zeiterfassung umsteigen?